Bedrijfsuitje en de WKR: zo zit het in 2026

Een recreatief bedrijfsuitje op een externe locatie geldt voor de loonheffingen in beginsel als loon van je medewerkers. De werkgever kan de kosten, als aan de voorwaarden wordt voldaan, aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Blijven alle aangewezen vergoedingen binnen die vrije ruimte, dan betaalt de werkgever hierover geen eindheffing en blijft het uitje voor de medewerkers onbelast. In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Over het deel boven de vrije ruimte geldt 80% eindheffing.

Een bedrijfsuitje raakt drie belastingen, elk met een eigen hoofdregel.

Een bedrijfsuitje valt onder de WKR zodra de werkgever een recreatief uitje voor medewerkers betaalt. Voorbeelden zijn personeelsuitjes, een actieve teamdag en een barbecue na afloop. De kosten gelden dan als loon in natura.

De vrije ruimte van de WKR in 2026

De vrije ruimte is één budget per kalenderjaar. Kerstpakketten, cadeaubonnen en andere aangewezen vergoedingen gebruiken hetzelfde budget als het bedrijfsuitje. Volgens het Belastingplan 2026 stijgt het percentage over de eerste € 400.000 per 2027 naar 2,16%.

Wat gebeurt er als de vrije ruimte op is?

Boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing over het deel boven de vrije ruimte, niet over het volledige uitje. Een uitje van € 1.500 bij een resterende vrije ruimte van € 1.000 geeft een overschrijding van € 500 en € 400 eindheffing. De eindheffing komt voor rekening van de werkgever.

Het uitje aanwijzen als eindheffingsloon

Aanwijzen is een keuze van de werkgever. Zonder aanwijzing geldt het uitje als belast loon van de medewerker. De Belastingdienst hanteert drie voorwaarden:

1. Vastlegging: de keuze voor de vrije ruimte blijkt uit de administratie.
2. Tijdstip: de werkgever wijst de kosten uiterlijk aan op het moment van vergoeden of verstrekken.
3. Gebruikelijkheid: de kosten wijken niet meer dan 30% af van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van in totaal maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst in beginsel als gebruikelijk. Deze doelmatigheidsgrens geldt wel in alle redelijkheid.

Een teamuitje valt onder de WKR, tenzij het programma een aantoonbaar werkgerichte training is.

Een recreatief teamuitje

Een teamuitje voor ontspanning, gezelligheid of recreatieve teambuilding valt onder de gewone WKR-behandeling. Voorbeelden zijn een escaperoom, een kookworkshop en een meerkamp. Betere samenwerking na afloop verandert het recreatieve karakter niet.

Een werkgerichte training

Een training valt onder een gerichte vrijstelling, als de training kennis en vaardigheden onderhoudt of verbetert die nodig zijn voor het werk. Een gerichte vrijstelling telt niet mee in de vrije ruimte. Een vastgelegd leerdoel, een inhoudelijk programma en een duidelijke relatie met de functie onderbouwen het zakelijke karakter.

Een programma met zakelijke en recreatieve onderdelen

Een dag met een training en een recreatieve activiteit bestaat fiscaal in de regel uit twee delen. Het trainingsdeel valt mogelijk onder de gerichte vrijstelling. Het recreatieve deel en de borrel vallen in de vrije ruimte. Een vergadering toevoegen maakt het recreatieve deel niet zakelijk.

Overheerst het zakelijke karakter en is het feestelijke deel slechts bijkomstig? Dan hoeft de werkgever de kosten volgens het Handboek Loonheffingen mogelijk niet te splitsen. Dit moet uit het programma en de tijdsbesteding blijken.

Een slipcursus voor groepen laat zien dat de functie meeweegt. Voor beroepschauffeurs kan een slipcursus een duidelijke relatie hebben met de werkzaamheden. Of de gerichte vrijstelling geldt, hangt onder meer af van de inhoud, het leerdoel en de noodzaak voor de functie. De werkgever moet dit kunnen onderbouwen. VVC Adventure geeft geen fiscaal oordeel over een activiteit.

De btw op een activiteit kan in beginsel aftrekbaar zijn als de werkgever aan de normale voorwaarden voor btw-aftrek voldoet en de relevante personeelsvoorzieningen per medewerker binnen de BUA-drempel blijven. Voor eten en drinken in de horeca geldt een afzonderlijke aftrekbeperking.

Zo werkt de grens van € 227 per medewerker

De BUA-drempel bedraagt € 227 exclusief btw per medewerker per boekjaar. Het is een drempel voor alle relevante personeelsvoorzieningen samen, geen maximaal aftrekbaar bedrag. De rekenregels van de Belastingdienst zijn:

1. Optelling: alle personeelsvoorzieningen in hetzelfde boekjaar tellen mee, zoals een kerstpakket en het bedrijfsuitje.
2. Verdeling: de kosten van een groepsvoorziening deel je door het aantal medewerkers dat gebruikmaakt of gebruik kan maken van de voorziening.
3. Overschrijding: boven € 227 is de btw over de voorzieningen van die medewerker niet aftrekbaar, ook niet over het deel onder de drempel.

Btw op eten en drinken

De btw op eten en drinken is niet aftrekbaar, als het eten en drinken in een horecagelegenheid wordt genuttigd. Dezelfde regel geldt voor een cateraar in een speciaal ingerichte ruimte, zoals een partytent of gehuurde zaal. Voor andere situaties, zoals een eigen bedrijfskantine, gelden andere regels. Bij VVC Adventure voeg je eten en drinken als apart onderdeel aan het programma toe.

Vraag om een gespecificeerde factuur

Een factuur met aparte regels voor activiteiten, zaalhuur en eten en drinken vereenvoudigt de btw-beoordeling. Vraag deze specificatie mee bij de offerteaanvraag.

Een organisatie met 20 medewerkers en een fiscale loonsom van € 900.000 plant een uitje met een activiteit en een barbecue.

Berekening 1: de WKR

Fictieve, afgeronde bedragen voor de hele organisatie.

Berekening 2: de btw per medewerker

Fictieve bedragen exclusief btw per medewerker.

Praktische checklist voor de organisator

1. Bereken hoeveel vrije ruimte er dit kalenderjaar nog over is.
2. Leg vooraf vast hoe de salarisadministratie de kosten verwerkt.
3. Vraag een gespecificeerde offerte en factuur.
4. Leg bij een echte training het leerdoel en het programma schriftelijk vast.
5. Laat de verwerking controleren door de salarisadministrateur, boekhouder of fiscalist.

De keuze voor het uitje zelf staat in het artikel hoe kies je een bedrijfsuitje.